1. Planification d'un rendez-vous
Afin de planifier un rendez-vous, il faut entrer sur le dossier et cliquer sur « Planning » :
Puis sélectionner (en double-cliquant) le créneau correspondant au technicien en charge de cette intervention :
Après avoir enregistré, le rendez-vous est planifié sur le dossier :
Il est ensuite possible d’envoyer une feuille de route aux techniciens afin de leur transmettre les informations des interventions planifiées.
A partir du planning, cliquer sur « Feuille de route » :
Il y a alors la possibilité de choisir la date, le technicien et d’inclure ou non les dossiers d’intervention associés aux techniciens :
Il est également possible d’envoyer aux techniciens ces impressions par mail.
Une feuille de route avec les informations des différents dossiers de la journée sera ainsi générée en PDF mais aussi l’impression de chaque dossier avec ses détails.
2. Ajout des pièces et articles spéciaux
Lorsque le diagnostic a été effectué, il est possible d’ajouter les pièces et articles spéciaux sur le dossier d’intervention :
En cliquant sur « rechercher », cela va consulter le stock.
Si la pièce n’est pas disponible dans le stock, il faudra la commander :
En enregistrant le dossier, cela va faire apparaître le statut « pièce à commander » dans les statuts du dossier :
La pièce est en statut « à commander », elle va apparaître dans l’état préparatoire des commandes :
Pour plus d’informations sur la gestion des stocks et de l’état préparatoire, se référer à la catégorie « 6. Logistique ».
Dans le dossier, une fois la commande AGORA passée, le statut est automatiquement ajouté indiquant qu’une commande est en cours :
Lorsque l’entrée en stock est faite, le statut « pièce détachée commandée, reçue » s’ajoute automatiquement :
Une fois que la pièce est reçue, la station technique va pouvoir procéder à la réparation.
Les codes IRIS vont être ajoutés ainsi que la pièce à l’origine de la panne :
Les articles spéciaux doivent également être ajoutés dans le tableau des articles :
Il suffira de sélectionner l’article dans la liste :
La prise en charge des articles est définie automatiquement sur le donneur d’ordre du dossier mais il peut être modifié sur chaque ligne d’article.
Significations des colonnes du tableau de prise en charge :
- Permet d’indiquer la quantité nécessaire pour l’intervention.
- Indique la localisation de la pièce dans le stock.
- Indique si la pièce est en stock (bulle verte si en stock, bulle rouge si la pièce n’est pas en stock).
- Indique le nombre de pièces affectées au dossier.
- Permet d’indiquer la quantité utilisée lors de l’intervention.
- Indique qui prend en charge l’article.
- Indique si un devis est en cours.
- En cochant « hors stock », on indique ne pas souhaiter décompter cette pièce du stock.
- Détails de l’article : Le prix de vente peut être modifié et une remise pourra être ajoutée
10. Permet de supprimer la pièce.
11. Permet de créer une pièce dans le référentiel si celle-ci n’a pas encore été créée.
3. Ajout de codes états
Afin de suivre au mieux les interventions, certains codes état sont ajoutés automatiquement par le système en fonction des actions effectuées (commandes, entrées en stock, rendez-vous, etc.).
Il est également possible d’en ajouter d’autres à partir de la liste des codes états :
4. Affichage de l’historique des codes états
Deux affichages de l’historique des codes états sont disponibles :
- Sous forme de tableau
- Sous forme de timeline
5. Envoi manuel des notifications
Il est possible d’envoyer des notifications manuellement à partir du dossier d’intervention :
Il faudra alors sélectionner le template de la notification à envoyer :
Puis contrôler la notification avant de l’envoyer :
6. Création d’un devis
Depuis un dossier d’intervention, il est possible de générer un devis en cliquant sur « Créer un doc lié » puis « Générer un devis » :
La station technique pourra imprimer ou envoyer le devis par email ainsi que l’accepter ou le refuser :
Un code état est ajouté sur le dossier afin d’indiquer qu’un devis est en cours.
Tant que le devis est en cours et n’a pas été accepté, les pièces seront bloquées donc aucune commande ne pourra être passée.
Dès que le devis aura été accepté, les pièces seront débloquées et un code état sera ajouté sur le dossier.
Si le devis est refusé, les pièces seront supprimées du dossier après confirmation.
7. Création d’une demande de solution SAV
Depuis un dossier d’intervention, une demande de solution SAV peut être créée et reprendra toutes les informations saisies dans le dossier.
Pour cela, il faut cliquer sur « Créer un doc lié » puis « Demande de solution SAV » :
Un code état « 302 – Demande de solution commerciale » sera alors ajouté dans l’historique du dossier d’intervention avec le numéro de la solsav en commentaire.
8. Autres fonctionnalités du bandeau spécifique aux dossiers d’intervention
- Créer un nouveau dossier
- Enregistrer le dossier ouvert
- Permet de copier le dossier d’intervention afin d’en créer un second avec les mêmes informations
- Permet de créer des acomptes et avoirs d’acomptes
- Accès à la documentation technique du produit (s’il est référencé chez les constructeurs dans AGORA)
- Accès au planning afin d’ajouter/modifier un rendez-vous sur le dossier ouvert
7. Envoyer un message au travers de la messagerie AGORA aux constructeurs
8. Envoyer une notification au consommateur
9. Permet d’afficher l’historique des notifications déjà transmises
10. Permet d’annuler un dossier
11. Permet de sous-traiter un dossier (fonctionnalité spécifique attribuée à la demande pour les centres disposant de plusieurs structures)
12. Permet de générer une ISG à partir d’un dossier facturé
13. Impression du dossier à remettre au donneur d’ordre
14. Impression de l’étiquette à coller sur l’appareil
15. Impression du rapport technique de l’intervention
16. Impression du bordereau de livraison
17. Accès aux divers documents de facturation liés au dossier ouvert
9. Ajout de pièces jointes
Il est possible d’ajouter des pièces jointes dans chaque dossier d’intervention.
Pour cela, l’ajout se fait sur la partie basse du dossier :
