De nombreux paramétrages sont à faire afin d’effectuer des exports comptables.
Les lignes d’écritures comptables seront alors saisies dans des fichiers de transferts de caisse, de vente et de règlements afin d’être intégrées en comptabilité.
Cette fonctionnalité permet d’éviter la saisie de toutes les lignes d’écritures comptables dans le logiciel comptable.
Pour ceci, le comptable ou expert-comptable de la société devra effectuer les paramétrages suivants dans « Paramètres » puis « Comptabilité » :
Des taux de TVA sont définis par défaut, il n’y a pas la possibilité de les modifier dans l’application afin d’éviter les erreurs.
Pour modifier ces comptes de TVA, il faudra envoyer un mail à support@agoserve.com
2. Modes de règlement
Des modes de règlements sont proposés par défaut dans AGOSERVE dans la catégorie « Modes de règlement » :
Afin de leur associer un compte comptable correspondant, double-cliquer sur la ligne, puis compléter le numéro de compte comptable :
Il est possible d’ajouter de nouveaux modes de règlements en cliquant sur « Ajouter un mode de règlement » et en complétant les 3 champs :
3. Codes de ventilation comptable
Il faudra également associer les codes de ventilation comptables aux différents types d’articles :
Cliquer sur le + pour déplier la liste et double-cliquer afin d’ajouter les comptes comptables correspondants :
Il est aussi possible d’ajouter un nouveau type d’article en cliquant sur « Ajouter une ligne » :
Les paramètres de facturation permettent de choisir si on souhaite facturer uniquement par facture client et de choisir si le champ « Numéro de carnet » est disponible dans les factures de caisse :
5. Clôture de caisse
La catégorie « Clôture de caisse » permet de paramétrer la période à laquelle commence et finit l’exercice comptable.
La catégorie « Transfert comptable » permet de paramétrer et gérer les exports comptables.
6.1 Paramétrage général
Dans la sous-catégorie « Paramétrage général », il est nécessaire de paramétrer le format des fichiers d’export parmi la liste des formats disponibles :
Il faudra ensuite paramétrer la taille des numéros de comptes ainsi que les préfixes et suffixes des comptes clients.
Dans le même écran, il faudra paramétrer le compte de taxe sur facture à établir ainsi que le compte de produits exceptionnels.
6.2 Transfert de caisse et des ventes
Ces 3 sous-catégories permettent d’associer le code journal de caisse et de ventes ainsi que les comptes de vente, de TVA, de port et d’acompte :
6.3 Transfert des règlements
Dans la sous-catégorie « Transfert des règlements » il est possible de paramétrer le code journal de trésorerie ainsi que les numéros de compte de la banque et des escomptes.
6.4 Exports des fichiers
Les exports se font à partir de l’écran « Transfert comptable » :
Lorsque l’on clique sur l’un des transferts, une fenêtre s’ouvre afin de sélectionner la période souhaitée :
Saisir la période puis cliquer sur « Transférer » afin de générer le fichier d’export. Ce fichier pourra alors être transmis au comptable pour qu’il soit intégré en comptabilité.
ATTENTION : les lignes ne peuvent être importées qu’une seule fois afin d’éviter les intégrations en double dans la comptabilité.
Si besoin il est possible de réinitialiser les exports d’une période en contactant le service client AGOSERVE ( support@agoserve.com ).